Gérer un projet en synergie

Tweet

Un projet web est souvent le projet d’une entreprise dans son ensemble. En tant que chef de projet, j’ai rarement accès de manière spontanée à tous les interlocuteurs qui pourraient apporter leur vision de l’entreprise. Néanmoins, je pense que travailler en synergie avec ces différents acteurs permet de faire gagner du temps et réduit par la même occasion les coûts organisationnels, à condition, bien évidemment qu’un pilotage efficace soit mis en place. Attention tout de même, il ne s’agit pas de demander l’avis de tout le monde, car cela peut vite dériver dans des considérations du type : « le bleu de la charte n’est pas assez bleu » ou « je n’aime pas le bord arrondi de votre cadre »…

Les 4 départements dont il faut favoriser l’intégration dans le projet sont :

• Le département communication

Tout chef de projet a dû un jour ou l’autre connaître des problèmes pour récupérer du contenu chez un client. Le département communication peut être un allié utile, car il produit déjà du contenu de qualité par l’intermédiaire de plaquettes, de journaux internes, de brochures commerciales… Par ailleurs, il dispose bien souvent de l’iconographie, des logos, des chartes graphiques, ainsi que des banques photos et/ou vidéos, le tout dans des formats exploitables en production. Il est important de connaître l’étendue des ressources dont dispose le département communication afin d’éviter de perdre du temps à recréer des choses qui existent peut-être déjà. On comprend dès lors, l’intérêt que peut apporter l’intégration des communicants de la société cliente au début du processus de conception.

Au quotidien, il est important d’entretenir une relation de confiance avec le département communication qui fera appel à vos services régulièrement pour modifier du contenu, créer de nouvelles pages, réaliser un emailing, communiquer rapidement dans le cadre d’une gestion de crise… Votre rôle de chef de projet est de connaître l’entreprise, son activité afin de pouvoir anticiper ses besoins et les modifications de son environnement.

Enfin, pour les outils web qui entrent dans le cadre d’une communication interne (intranet, espace collaborateur,…), le travail du chef de projet consistera en une analyse précise des besoins du département communication et ainsi comprendre les problématiques propres à chaque société.

• Le département informatique

Le département informatique doit être intégré au projet dès la rédaction du cahier des charges. En effet, l’infrastructure technique de votre client devra être prise en compte pour le choix du type d’hébergement ainsi que des technologies logicielles utilisées. De plus, le service informatique connaît parfaitement les logiciels métiers en place et seront bien souvent incontournable pour extraire des données d’un ERP, mettre en place un processus d’échange de données,…

Par ailleurs, il convient de rappeler que le service informatique sera le premier niveau de support en interne, dans l’entreprise, pour les petits problèmes du quotidien. Il est donc intéressant qu’il connaisse parfaitement l’outil d’administration et la structure du site pour éviter de vous solliciter pour des erreurs de manipulation ou autres soucis bénins.

Enfin, le département informatique administre souvent les noms de domaine. À consulter donc, avant de se prendre la tête dans des redirections DNS et transfert de noms. (Ceux qui ont déjà mis les mains dedans savent à quel point cela peut vite dégénérer !)

• Le département commercial

Dans le cadre de projet de type catalogue en ligne ou site E-commerce, il peut être intéressant d’inscrire le département commercial dans le projet, car il connaît les produits, leur classification, les méthodes de calcul de prix, les processus de stockage et d’envoi, les méthodes de fidélisation client ainsi que les conditions générales de ventes. À défaut d’avoir un cahier des charges précis, travailler en synergie avec le département commercial permet de gagner du temps pour structurer les données.

Leur vision du business et des ventes permet aussi de planifier les actions marketing à mettre en place (mailing, bannières, référencement) et vous éviter des nuits blanches à la veille des soldes par exemple.

• La direction

Il me semble important d’ajouter la direction dans cette liste pour une seule raison : la direction décide et aura toujours le dernier mot. J’ai bien conscience qu’il n’est pas toujours possible d’intégrer la direction d’une société cliente dans la conception d’un projet web, néanmoins, lorsque son organisation et sa taille le permettent, présenter l’avancement du projet à des étapes clés, peut faire gagner beaucoup de temps en fin de projet, lors des dernières actions correctives avant mise en production. J’ai déjà vécu, par exemple, le cas d’un dirigeant de PME qui découvre la nouvelle charte graphique une fois le site mis en ligne et qui déteste la couleur dominante ou encore un responsable marketing qui a changé le logo de la société sans me prévenir alors que je finalisais la charte graphique…

Pour conclure, l’intégration d’un maximum d’acteurs impliqués dans la conception et l’utilisation quotidienne de l’outil permet incontestablement de gagner du temps, de l’énergie et de l’argent. Sans tomber dans le défaut inverse qui consiste à demander l’avis de tout le monde, d’organiser des réunions stériles qui ne feront que rompre la dynamique, ces synergies vous permettront d’assoir votre statut de chef de projet et votre expertise, à condition, bien sûr, de mettre en place un pilotage pertinent pour gérer tout ce petit monde, le tout en respectant une méthode de production cohérente (ne brulez pas les étapes).

Tags : Gestion de projet - Pilotage - Synergie

Tweet

A propos de l'auteur